Política de tratamiento de datos personales

1. Responsable del tratamiento

2. Marco normativo

Esta política se rige por el artículo 15 de la Constitución Política, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 (Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo) en las disposiciones aplicables, que incorporó el Decreto 1377 de 2013, y las demás normas que los modifiquen o complementen.

3. Definiciones

• Titular: la persona natural cuyos datos se tratan.
• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
• Dato sensible: el que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como el origen racial, la orientación política, la salud o los datos biométricos.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Responsable: quien decide sobre la base de datos o el tratamiento.
• Encargado: quien trata datos por cuenta del responsable.
• Autorización: el consentimiento previo, expreso e informado del titular.
• Base de datos: el conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento.
• Transferencia: el envío de datos a un receptor que es responsable del tratamiento, dentro o fuera de Colombia.
• Transmisión: la comunicación de datos a un encargado para que los trate por cuenta del responsable, dentro o fuera de Colombia.

4. Principios

Aplicamos los principios del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012: legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad. En la práctica: tratamos solo los datos que necesitamos, para fines que te informamos, con tu autorización y con cuidado.

5. Categorías de datos

• Prospectos: nombre, marca o empresa, correo, número de WhatsApp o usuario de Instagram, servicio de interés y contenido del mensaje.
• Clientes: lo anterior, más nombre o razón social, documento o NIT, datos de facturación, soportes de pago, y accesos y material para ejecutar el servicio.
• Personas de contacto de empresas: nombre, cargo y correo de quien responde cuestionarios o coordina el proyecto.
• Visitantes del sitio: datos técnicos del alojamiento y, solo con su consentimiento, datos de medición de Google Analytics y Meta Pixel.

6. Finalidades

Tratamos los datos personales solo para:

• Atender consultas y solicitudes.
• Preparar propuestas y cotizaciones.
• Gestionar la relación comercial y contractual con clientes y prospectos.
• Prestar los servicios contratados, incluidas la coordinación de grabaciones y las entregas.
• Facturar y gestionar pagos.
• Brindar soporte sobre los servicios prestados.
• Cumplir obligaciones legales, contables y tributarias, y atender requerimientos de autoridades competentes, cuando corresponda.

Finalidad opcional: enviar información comercial, novedades y promociones únicamente a quien lo autorice de forma expresa con la casilla opcional y separada del formulario. Contactarnos por el formulario, WhatsApp, Instagram o correo no equivale a esa autorización. Se puede retirar en cualquier momento por los canales de contacto.

Si en el futuro quisiéramos usar los datos para otra finalidad, pediríamos una nueva autorización.

7. Obtención y evidencia de la autorización

Pedimos la autorización antes de tratar los datos:

• Formulario del sitio: una casilla que nunca viene marcada. Sin marcarla, el formulario no se envía.
• WhatsApp, Instagram o correo: la autorización resulta de tu conducta inequívoca al escribirnos para que te respondamos.
• Clientes: la autorización se incluye en la propuesta o el contrato aceptado.
• Comunicaciones comerciales: una casilla aparte, opcional y desmarcada. No marcarla no impide enviar la consulta. El correo del formulario indica si se marcó o no.

Dónde queda la evidencia. Hoy la evidencia de cada autorización está en los correos que recibimos desde el formulario, que incluyen la constancia de la casilla marcada, y en las conversaciones y registros de las plataformas que usamos: Gmail, WhatsApp e Instagram. No contamos con una base de datos centralizada ni con un sistema especializado de gestión de autorizaciones; cuando pidas prueba de tu autorización, la buscamos en esos registros.

No se requiere autorización en los casos del artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

8. Datos de terceros que nos entregan los clientes

Cuando un cliente nos entrega datos de terceros para ejecutar un proyecto (por ejemplo, fotos de su equipo, testimonios o bases de clientes para campañas), el cliente es el responsable de esos datos y nosotros actuamos como encargados. El cliente garantiza que obtuvo las autorizaciones necesarias y que nos los entrega para fines lícitos. Usamos esos datos solo para el proyecto y según las instrucciones del cliente.

No recibimos datos sensibles de terceros, como historias clínicas o resultados médicos, salvo que exista un acuerdo escrito que lo regule.

9. Derechos de los titulares

Según el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, tienes derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar tus datos.
• Pedir prueba de la autorización, salvo cuando no se requiere.
• Ser informado, si lo pides, del uso dado a tus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la ley, después de agotar el trámite de consulta o reclamo con nosotros.
• Revocar la autorización y pedir la supresión de tus datos cuando no se respeten los principios, derechos y garantías legales.
• Acceder gratis a tus datos.

Pueden ejercer estos derechos el titular, sus causahabientes, su representante o apoderado, o quien se haya estipulado a favor de otro.

10. Atención de consultas

Puedes presentar tu consulta por cualquiera de estos canales:

• Correo: goldmindsagencia@gmail.com
• WhatsApp: +57 304 213 7663

Incluye tu nombre, un medio de contacto y lo que quieres saber. Gold Minds revisa la solicitud, verifica la información necesaria para atenderla, como tu identidad o tu calidad para presentarla, y responde dentro de los términos legales.

Según el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, la consulta se responde en máximo 10 días hábiles contados desde que se recibe. Si no es posible responder en ese plazo, te informamos el motivo y la fecha de respuesta, que no superará 5 días hábiles adicionales al vencimiento del primer plazo.

11. Procedimiento de reclamos

Si consideras que tus datos deben corregirse, actualizarse o suprimirse, o que no cumplimos un deber legal, envía un reclamo por los mismos canales con:

• Tu nombre e identificación.
• La descripción de los hechos.
• Tu dirección o medio de contacto.
• Los documentos que quieras hacer valer.

Según el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012:

• Si el reclamo está incompleto, te pedimos completarlo dentro de los 5 días siguientes a recibirlo. Si pasan 2 meses sin que lo completes, se entiende que desististe.
• Una vez recibido el reclamo completo, marcamos el dato con la leyenda «reclamo en trámite» en máximo 2 días hábiles, hasta que se decida.
• Lo respondemos en máximo 15 días hábiles contados desde el día siguiente a recibirlo. Si no podemos, te informamos el motivo y la fecha de respuesta, que no superará 8 días hábiles adicionales al vencimiento del primer plazo.

12. Revocatoria y supresión

Puedes pedir la revocatoria de tu autorización o la supresión de tus datos por los canales indicados. Evaluamos cada solicitud según la ley aplicable.

Cómo se hace. La supresión se realiza de forma manual: revisamos los sistemas y plataformas donde pueden estar tus datos (correo, WhatsApp, Instagram, archivos de proyectos y documentos de facturación) y los eliminamos o dejamos de usarlos para la finalidad revocada. Algunas plataformas de terceros tienen sus propios tiempos y condiciones para eliminar información, incluidas sus copias de seguridad.

Cuándo no procede. La supresión o la revocatoria no proceden cuando exista un deber legal o contractual de conservar la información, por ejemplo mientras haya un contrato vigente o por obligaciones contables y tributarias. En ese caso conservamos solo lo necesario para cumplir ese deber y te lo explicamos en la respuesta.

13. Encargados, proveedores y circulación

Para prestar nuestros servicios usamos proveedores que tratan datos por cuenta nuestra según la función que cumplen:

• Netlify: alojamiento del sitio.
• FormSubmit: envío de los mensajes del formulario a nuestro correo.
• Google: correo (Gmail) y, con consentimiento, Google Analytics.
• Meta: WhatsApp e Instagram y, con consentimiento, Meta Pixel.

Estos proveedores pueden almacenar o procesar datos fuera de Colombia, lo que implica transferencias o transmisiones internacionales. Cada uno aplica sus propias condiciones. Al autorizar el tratamiento en el formulario aceptas expresamente estas transferencias y transmisiones, que se realizan conforme al artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 y a las disposiciones aplicables del Decreto 1074 de 2015.

No vendemos ni alquilamos datos personales. Podemos entregarlos a autoridades que los soliciten en ejercicio de sus funciones legales.

14. Cookies y herramientas de medición

Google Analytics y Meta Pixel solo se activan si el visitante los acepta en el aviso de cookies, y puede retirar ese consentimiento cuando quiera. Aceptar cookies es una decisión sobre esas herramientas de medición: no equivale a una autorización para ningún otro tratamiento de datos personales. El detalle está en la Política de cookies.

15. Seguridad y confidencialidad

Procuramos medidas razonables, de acuerdo con nuestro tamaño y los datos que tratamos, para evitar la pérdida, el acceso no autorizado o el uso indebido de la información, como limitar el acceso a quienes la necesitan para trabajar. Ningún sistema es completamente infalible. Quienes intervienen en el tratamiento deben guardar reserva de la información, también después de terminar su relación con la empresa.

16. Conservación

Conservamos los datos durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades de esta política y mientras exista una relación con el titular, y luego por el tiempo que exijan las normas contables, tributarias y demás obligaciones legales.

17. Datos sensibles y datos de menores

No pedimos datos sensibles. Si alguna vez fueran necesarios, te lo diremos, te explicaremos para qué y serás libre de no responder (artículo 6 de la Ley 1581 de 2012).

Nuestros servicios están dirigidos a empresas y personas adultas. Solo trataríamos datos de niños, niñas o adolescentes cuando sean de naturaleza pública o con la autorización de su representante, respetando su interés superior (artículo 7 de la Ley 1581 de 2012).

18. Cambios y vigencia

Esta versión se actualizó el 27 de octubre de 2026 y rige desde su publicación en esta página. Los datos se tratarán mientras sea necesario para las finalidades descritas. Si la modificamos de forma sustancial, publicaremos la nueva versión en esta página antes de aplicarla y, si cambian las finalidades, pediremos una nueva autorización.

19. Canales de contacto

Para consultas, reclamos o cualquier asunto sobre tus datos:

• Correo: goldmindsagencia@gmail.com
• WhatsApp: +57 304 213 7663